Qué hace exactamente un administrador de fincas
La administración de una comunidad de propietarios se sostiene sobre cuatro trabajos que ocurren a la vez y que rara vez se ven desde fuera: llevar las cuentas, convocar y documentar las juntas, cumplir con lo que exige la Ley de Propiedad Horizontal y resolver las incidencias del edificio antes de que se conviertan en un problema mayor.
En la práctica, eso significa preparar el presupuesto anual y defenderlo en junta, emitir los recibos y controlar quién ha pagado, convocar la junta ordinaria y las extraordinarias que hagan falta, redactar las actas y custodiarlas, llevar los libros oficiales, expedir los certificados de saldo que pide el notario cuando alguien vende, contratar y supervisar a los proveedores, tramitar los partes de siniestro con la aseguradora y responder cuando revienta una tubería un sábado por la noche.
Es una figura regulada. El administrador responde ante la junta de propietarios de su gestión, y esa responsabilidad tiene consecuencias concretas: en las obligaciones legales del administrador de fincas lo desarrollamos con detalle, porque es la duda que más nos llega.
Una comunidad puede funcionar sin administrador profesional y nombrar a un propietario para el cargo. Es legal y lo explicamos aquí. Lo que suele ocurrir es que el vecino que acepta descubre a los seis meses que el cargo consume tardes enteras y le enfrenta con sus vecinos, y que un error en las cuentas o en una convocatoria lo paga la comunidad entera.
Cambiar de administrador de fincas
Es la consulta con la que más comunidades nos llaman, y casi siempre llega con la misma pregunta detrás: si se puede hacer sin conflicto y sin que la comunidad quede a medias.
El cambio es un acuerdo que adopta la junta de propietarios y que debe constar en el acta. A partir de ahí, lo que determina que la transición salga bien no es el acuerdo, es la entrega: la documentación contable del ejercicio en curso, los libros, los contratos vigentes con proveedores, el estado real de la morosidad, las incidencias abiertas y los datos bancarios de la comunidad. Cuando esa entrega se hace mal, la comunidad pasa meses reconstruyendo información que ya tenía.
Nuestra forma de trabajarlo es empezar por el diagnóstico antes de que la junta vote: revisamos en qué estado están las cuentas, qué contratos hay firmados y qué se debe, y con eso la comunidad decide sabiendo lo que hay. Después convocamos la junta de cambio, recibimos la documentación, avisamos a proveedores y bancos, y asumimos la gestión. Si quiere el procedimiento paso a paso, lo tenemos escrito en la guía para cambiar de administrador de fincas.
Morosidad: qué se hace con quien no paga
La morosidad es el problema que más rápido deteriora una comunidad, porque el dinero que uno no pone lo acaban poniendo los demás, y porque envenena las juntas.
El recorrido habitual empieza por la reclamación por escrito y la comunicación al propietario del saldo pendiente. Si no se atiende, la junta puede acordar la reclamación judicial de la deuda, y ahí es donde tener las cuentas ordenadas y las actas bien redactadas deja de ser una cuestión administrativa: es lo que sostiene la reclamación.
Por eso el control de morosidad no lo tratamos como una tarea de cobro, sino como parte de la contabilidad ordinaria: saldos actualizados, certificaciones correctas y un histórico que se pueda defender. Lo desarrollamos en cómo gestionar la morosidad en las comunidades de propietarios.
Juntas, actas y el papel del presidente
Una junta mal convocada puede tumbar los acuerdos que se tomen en ella. La convocatoria, los plazos, el orden del día y la forma de documentar lo acordado no son formalismos: son lo que hace que una derrama o el cambio de un proveedor sean exigibles después.
Al presidente le acompañamos en lo que la ley le atribuye y en lo que en la práctica le desborda. Es un cargo que muchos propietarios asumen sin saber qué implica, y de ahí salen dos de las consultas más repetidas que hemos escrito: qué funciones tiene el presidente cuando hay administrador y si se puede uno negar a ser presidente. También cómo convocar una junta correctamente, que es donde empiezan buena parte de los problemas.
Qué incluye la cuota y cómo se presupuesta
Nuestros honorarios se fijan por comunidad, en función del número de propietarios, de los elementos comunes que haya que mantener (piscina, jardines, ascensores, garaje, zonas deportivas) y de si la comunidad necesita atención en más de un idioma. No trabajamos con una tarifa única, porque una comunidad de doce vecinos sin zonas comunes y una urbanización con cuatrocientas viviendas y personal propio no se administran igual.
Lo que sí es fijo es qué entra: la gestión administrativa, contable y legal ordinaria, las juntas del ejercicio, la atención de incidencias y el acceso al portal de propietarios. Antes de que una comunidad nos vote, le entregamos por escrito qué incluye la cuota y qué se factura aparte, para que la junta compare con lo que tiene.
Sobre la parte de gasto que sí depende de la gestión, hemos escrito cómo reducir los gastos comunes sin sacrificar calidad y cómo optimizarlos. La revisión de contratos de mantenimiento y de suministros suele dar más margen del que las comunidades esperan.
Comunidades con propietarios que no viven en España
En la Costa del Sol y en Sotogrande es la situación normal, no la excepción: comunidades donde una parte importante de los propietarios reside fuera y no puede asistir a las juntas.
Eso cambia la forma de administrar. Las comunicaciones tienen que salir en español y en inglés, la documentación de la junta debe llegar con antelación suficiente para que quien vive fuera pueda delegar su voto con criterio, y los recibos y certificados tienen que estar disponibles sin depender de que alguien pase por la oficina. Atendemos en español e inglés y trabajamos con propietarios residentes en el extranjero de forma habitual.
La otra cara es fiscal: un propietario no residente tiene obligaciones propias en España por el mero hecho de tener una vivienda aquí. Como el despacho lleva también el área fiscal, esa parte se resuelve con el mismo interlocutor en lugar de mandar al propietario a buscar una gestoría por su cuenta.
Cuentas, incidencias y actas, disponibles cuando el propietario las necesita
Cada comunidad que administramos tiene un portal de propietarios donde consultar las cuentas, el estado de los recibos, las actas y el seguimiento de las incidencias, sin tener que llamar a la oficina ni esperar a la junta anual.
No es un accesorio: es lo que permite que un propietario que vive en Londres o en Madrid siga la vida de su comunidad igual que quien vive en el edificio, y lo que evita buena parte de las llamadas de «¿en qué quedó aquello?». Sobre por qué esto ha dejado de ser opcional escribimos en digitalización en la administración de fincas.
Obras, normativa y los asuntos que llegan sin avisar
Las comunidades de la costa acumulan un tipo de asunto muy concreto: rehabilitaciones y obras en elementos comunes, instalación de puntos de recarga para vehículos eléctricos en el garaje, conflictos de convivencia, uso de las zonas comunes y de la vivienda del conserje, y viviendas de uso turístico dentro del edificio.
Cada uno de esos asuntos tiene una parte técnica y otra legal, y el administrador está en medio. Hemos tratado por escrito los que más se repiten: los puntos de recarga en parkings comunitarios, el reglamento de obras, los conflictos por ruidos, la normativa sobre perros y las normas de una comunidad de propietarios.
Cuando el asunto se complica, no hay que buscar abogado fuera: el área legal y la fiscal son del mismo despacho, y quien lleva la comunidad tiene al lado a quien lleva el pleito o la consulta tributaria.
Dónde administramos comunidades
Administramos comunidades de propietarios, urbanizaciones y edificios de uso mixto en la Costa del Sol occidental y en Sevilla, desde nuestras cinco oficinas. Cada zona tiene su propia página con el detalle del servicio:
- Administración de fincas en Marbella: comunidades residenciales y urbanizaciones del término municipal, con atención en español e inglés.
- Estepona: comunidades urbanas y promociones de obra nueva.
- Sabinillas y Manilva: comunidades costeras y residenciales. Es nuestra oficina central.
- Sotogrande: urbanizaciones cerradas, resorts y comunidades con propietarios internacionales.
- Sevilla: comunidades urbanas en la capital y en el área metropolitana.
También atendemos comunidades en Casares y en el resto de municipios del entorno de nuestras oficinas.
Por dónde se empieza
Si su comunidad está valorando un cambio, lo útil no es una propuesta económica a ciegas: es saber en qué estado están las cuentas, los contratos y la morosidad antes de llevar nada a la junta. Ese diagnóstico se lo hacemos sin compromiso y se lo entregamos por escrito, con la propuesta de honorarios detallada, para que la junta decida con los números delante.
